Lieferantenfragebögen, Ratings und Bankchecklisten: was dabei bewertet wird

Drei Arten von Abfragen landen im Mittelstand auf demselben Schreibtisch: der Fragebogen eines Großkunden, eine Ratingplattform wie EcoVadis oder CDP, und die Nachhaltigkeits-Checkliste der Hausbank. Sie unterscheiden sich in Form und Zweck, haben aber dieselbe Mechanik: Bewertet wird nicht, was ein Unternehmen tut, sondern was es belegen kann.

Dieser Text beschreibt diese Mechanik an zwei Fällen — einer EcoVadis-Erstbewertung für einen Dienstleister mit rund fünfzehn Beschäftigten, einem Standort und zehn Fahrzeugen, und der Bankcheckliste eines Verpackungsherstellers mit drei Standorten, nach EU-Definition ein großes Unternehmen mit einer Bruttowertschöpfung im niedrigen zweistelligen Millionenbereich.

Warum die Abfragen kommen

Ein großer Infrastrukturbetreiber verlangt von seinen Lieferanten in den Vertragsbedingungen eine EcoVadis-Bewertung mit mindestens 45 Gesamtpunkten und mindestens 40 Punkten in jedem einzelnen Themenfeld, mit Nachweisen, die nicht älter als zwei Jahre sind. Der Stufenplan beginnt bei EU-Vergaben und erfasst inzwischen auch Vergaben über 100.000 Euro. Wer die Schwelle nicht erreicht, ist nicht im Verfahren.

Das ist kein Einzelfall, sondern das Muster: Die Anforderung kommt über den Vertrag, nicht über ein Gesetz, und sie ist beziffert. Der Nachweis entscheidet über Listung und Zuschlag.

Wie EcoVadis bewertet

Die Punkte verteilen sich auf drei Säulen:

Drei Regeln bestimmen den Ausgang.

Ohne Dokument keine Punkte. Ein angekreuztes Kästchen ohne Anhang bringt nichts. Der Analyst wertet die Aussage dann als unbelegt.

Die Kennzahlen entscheiden. Auf sie entfallen rund 35 Prozent der Punkte, und sie sind in Erstbewertungen der am häufigsten leer gelassene Teil. Energieverbräuche, Kraftstoffmengen, Abfallmengen, Unfallzahlen, Schulungsstunden — alles mit Jahresangabe und Einheit.

Verglichen wird mit der Datenbank. Die Bewertung orientiert sich nicht daran, was für ein Unternehmen dieser Größe realistisch erscheint. Der Fragebogen selbst ist allerdings bereits auf Größe, Branche und Standort zugeschnitten, sodass die abgefragten Themen erreichbar sind. Nach dem EcoVadis Sustainability Ratings Index 2026 erzielen Unternehmen, die erstmals eine EcoVadis-Bewertung durchlaufen, durchschnittlich 51,5 von 100 möglichen Punkten.

Zwei Dinge, die vor der Einreichung wichtig sind: Die veröffentlichte Scorecard gilt zwölf Monate und ist für alle vernetzten Einkäufer sichtbar. Und die Einreichungsfrist — üblich sind dreißig Werktage ab Erhalt — lässt sich auf Anfrage in der Regel verlängern. Ein Fragebogen, der mit halb gefülltem Dokumentenstand eingereicht wird, bindet das Ergebnis für ein Jahr.

Was im Unternehmen schon liegt

Vor dem Erstellen neuer Dokumente lohnt eine Bestandsaufnahme dessen, was gesetzlich ohnehin vorhanden sein muss. Erfahrungsgemäß deckt das vierzig bis fünfzig Prozent des Bedarfs ab:

• Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG
• Unterweisungsnachweise und Unterschriftenlisten nach § 12 ArbSchG und DGUV V1 § 4
• Ausgabelisten für persönliche Schutzausrüstung
• Betreuungsvertrag mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt nach DGUV V2
• Erste-Hilfe- und Alarmplan, Ersthelferausbildung, Flucht- und Rettungsplan
• arbeitsmedizinische Vorsorge nach ArbMedVV
• Gefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen nach GefStoffV
• Entsorgungsverträge und Abfallnachweise nach KrWG, NachwV und BattG
• Tankkarten- und Stromabrechnungen — die Grundlage für Scope 1 und 2
• DSGVO-Unterlagen: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge

Diese Sammlung ist in etwa einem Arbeitstag erledigt und bestimmt, wie groß der Rest wird.

Die formalen Gründe, aus denen Nachweise abgelehnt werden

Jedes hochgeladene Dokument braucht:

• Firmenbriefkopf mit dem vollständigen, korrekten Firmennamen
• ein Datum — Richtlinien nicht älter als zwei bis drei Jahre, Kennzahlen aus den letzten beiden Kalenderjahren
• eine Unterschrift der Geschäftsführung bei allen Richtlinien
• einen ausdrücklichen Geltungsbereich: alle Beschäftigten, alle Standorte
• das Format PDF, ohne sichtbare, nicht ausgefüllte Platzhalter

Deutsch ist zulässig, eine Übersetzung ist nicht nötig. Unternehmen mit nur einem Standort haben hier einen Vorteil: Die geforderte Abdeckung von achtzig Prozent ist automatisch erfüllt.

Im genannten Projekt entstanden auf dieser Grundlage vierzehn Dokumente: sieben Richtlinien, zwei Lieferantendokumente, fünf Formulare, zwei Schulungsunterlagen und die Kennzahlentabelle. Entscheidend ist dabei der Schritt danach. Ein Vorlagenpaket wirkt erst, wenn die Dokumente ausgefüllt, unterschrieben und im Betrieb angewendet sind — Freigabe und Umsetzung sind der längere Teil, nicht die Erstellung.

Bankchecklisten: der Fehler steckt im Nenner

Banken und Sparkassen arbeiten mit eigenen Vordrucken, die Intensitätskennzahlen abfragen: Emissionen je tausend Euro Bruttowertschöpfung, Wasserverbrauch, Abfallmenge. Diese Formulare sehen einfach aus, und genau das ist das Risiko.

Ein Verpackungshersteller hatte im Jahr zuvor 1.114 kg CO₂e je tausend Euro Bruttowertschöpfung gemeldet. Mit den Daten des Folgejahres und der korrekt angegebenen Bruttowertschöpfung von knapp 29 Millionen Euro ergaben sich 12.610 kg je tausend Euro — das Elffache. Die Emissionen waren praktisch unverändert.

Die Rückrechnung zeigte, welche Bezugsgröße den alten Zahlen zugrunde gelegen haben muss:

Alle vier Zeilen deuten auf eine Bezugsgröße zwischen 226 und 328 Millionen Euro hin, die beiden gewichtigsten übereinstimmend auf rund 328 Millionen. Die Bruttowertschöpfung beträgt knapp 29 Millionen. Im Nenner stand also offensichtlich der Umsatz einschließlich des buchhalterisch über einen Standort laufenden Materialeinkaufs, nicht die Wertschöpfung.

Ein zweiter, unabhängiger Beleg bestätigte das: Im Feld „Wasserverbrauch je tausend Euro" war 1.997 eingetragen. Der tatsächliche Wasserverbrauch der drei Standorte beträgt rund 2.000 Kubikmeter — absolut. In das Intensitätsfeld war der Absolutwert gewandert.

Daraus folgen drei Punkte für jede Bankcheckliste:

1. Die Bezugsgröße gehört definiert und dokumentiert. Bruttowertschöpfung ist nicht Umsatz. Welche Größe verwendet wurde, gehört in eine Fußnote zur eingereichten Zahl.
2. Einheiten gegenlesen. Ein Absolutwert in einem Intensitätsfeld fällt niemandem auf, solange niemand die Größenordnung prüft.
3. Eine einmal gemeldete Zahl wird zum Vergleichsmaßstab. Die Korrektur im Folgejahr sieht aus wie eine Verelffachung der Emissionen und muss erklärt werden. Deshalb gehört die Erläuterung in das Anmerkungsfeld des Vordrucks, nicht in ein Nachgespräch.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

1. Anforderung lesen und beziffern. Welche Schwelle, welches Themenfeld, welche Gültigkeitsdauer, welcher Stichtag.
2. Fristverlängerung beantragen, wenn der Dokumentenstand die Schwelle nicht hergibt. Eine veröffentlichte schwache Bewertung bleibt ein Jahr stehen.
3. Bestandsaufnahme der ohnehin vorhandenen gesetzlichen Nachweise.
4. Erfassungszeitraum festlegen und die Kennzahlen darauf ausrichten — Energie, Kraftstoff, Abfall, Wasser, Unfälle, Schulungsstunden.
5. Lücken schließen, zuerst in den Themenfeldern mit eigener Mindestpunktzahl.
6. Formalien prüfen vor dem Hochladen: Briefkopf, Datum, Unterschrift, Geltungsbereich, keine Platzhalter.
7. Antworten belegbar halten. Jede gesetzte Angabe braucht ein Dokument, das sie stützt.

Der Aufwand entsteht einmal. Dieselben Richtlinien, Kennzahlen und Nachweise beantworten anschließend den nächsten Kundenfragebogen, die Bankcheckliste und den freiwilligen Nachhaltigkeitsbericht.

Quellen

Bewertungslogik, Schwellenwerte, Dokumentenanforderungen und Kennzahlen aus zwei Projekten 2026, anonymisiert: einer EcoVadis-Erstbewertung und der Beantwortung einer Nachhaltigkeits-Checkliste einer Sparkasse.